Quản lý tồn kho quần áo là việc nhiều chủ shop nhỏ để sau cùng. Hàng về thì treo lên, bán được thì mừng. Đến lúc cần tiền nhập đợt mới mới giật mình: tiền đang nằm hết trong mấy bịch áo ở góc kho.
Chuyện này rất thường. Gần như ai mới bán cũng dính một lần. Mình làm xưởng sỉ hơn 10 năm, gặp không ít shop bán được hàng mà vẫn thiếu tiền quay vòng. Lý do hay gặp nhất không phải bán kém. Mà là không biết mẫu nào đang bán, mẫu nào đang nằm im.
Bài này chỉ anh/chị 5 bước quản lý tồn kho quần áo bằng một bảng tính đơn giản. Không cần phần mềm đắt tiền. Mỗi tuần mất khoảng một buổi ngắn.
Vì sao shop nhỏ cần quản lý tồn kho quần áo
Nhiều anh/chị nghĩ shop nhỏ thì nhớ trong đầu là được. Vài chục mẫu, nhìn là biết.
Nhưng quần áo không tính theo mẫu. Nó tính theo mẫu × màu × size. Một mẫu áo thun có 4 màu, mỗi màu 4 size, là 16 ô hàng khác nhau. Mười mẫu như vậy đã là hơn trăm ô. Trí nhớ không theo kịp.
Không theo dõi thì sẽ gặp ba chuyện quen thuộc:
- Size đẹp hết từ lâu mà không biết, khách hỏi mới lục ra.
- Nhập lại đúng mẫu đang tồn, vì tưởng nó bán chạy.
- Hàng chậm nằm quá lâu, lúc muốn xả thì đã qua mùa.
Cả ba đều dẫn về một chỗ: tiền kẹt trong kho. Mà với shop nhỏ, vòng quay tiền quan trọng hơn lợi nhuận từng chiếc áo.
Bước 1: Lập sổ nhập xuất tồn theo mẫu, màu, size
Anh/chị mở một bảng tính, ví dụ Google Sheets miễn phí, dùng được cả trên điện thoại. Mỗi dòng là một ô hàng: một mẫu, một màu, một size.
Các cột nên có:
| Cột | Ghi gì |
|---|---|
| Mã hàng | Tên mẫu + màu + size, ví dụ “Polo trơn – Đen – L” |
| Ngày nhập | Ngày hàng về tới shop |
| Số nhập | Số áo nhập đợt đó |
| Giá vốn | Giá lấy vào một áo |
| Đã bán | Cộng dồn số áo đã bán |
| Còn lại | Số nhập trừ đã bán |
Chỉ vậy thôi. Đừng thêm cột cho đẹp. Sổ càng rườm, càng mau bỏ.
Mẹo nhỏ: đặt mã hàng theo một quy tắc cố định ngay từ đầu. Đợt sau nhập lại cùng mẫu thì ghi thêm dòng mới, không sửa dòng cũ. Nhờ vậy anh/chị biết mỗi đợt bán nhanh hay chậm.
Bước 2: Ghi ngay lúc bán, đếm lại mỗi tuần
Quản lý tồn kho quần áo chỉ có ích khi số trong sổ khớp với hàng trên kệ.
Nguyên tắc của mình rất đơn giản:
- Ghi ngay khi chốt đơn, không để cuối ngày. Cuối ngày là quên.
- Đếm thật mỗi tuần một lần, chọn một buổi ít khách.
- Lệch thì ghi lý do: đổi size cho khách, hàng lỗi gửi trả, áo lấy chụp hình.
Tuần đầu có thể lệch nhiều. Đừng nản. Sau vài tuần, anh/chị sẽ biết mình hay sót ở khâu nào và sửa được.
Shop bán cả online lẫn tại chỗ thì càng cần đếm. Hai nơi cùng bán một kho, rất dễ bán trùng chiếc cuối cùng.
Bước 3: Đọc tốc độ bán để quản lý tồn kho quần áo
Đây là bước làm cho cái sổ có giá trị. Anh/chị không chỉ cần biết còn bao nhiêu. Anh/chị cần biết bao lâu nữa thì hết.
Cách đọc đơn giản nhất: so số đã bán với số ngày hàng đã về. Ví dụ một ô hàng về được hai tuần, đã bán gần hết. Đó là ô hàng chạy. Một ô khác về cùng lúc mà gần như còn nguyên, đó là ô hàng chậm.
Rồi chia hàng thành ba nhóm:
- Nhóm chạy: bán đều, sắp hết. Đây là hàng cần nhập lại trước.
- Nhóm vừa: bán chậm hơn nhưng vẫn ra đều. Giữ nguyên, theo dõi tiếp.
- Nhóm nằm im: gần như không ai mua. Đây là chỗ tiền đang kẹt.
Chú ý đọc tới tận size và màu. Nhiều khi cả mẫu không chậm, chỉ size S hay một màu lạ là nằm im. Nhìn theo mẫu sẽ không thấy chuyện này.
Muốn nhập đợt sau cho đúng tỉ lệ size màu, anh/chị xem thêm bài cơ cấu size màu khi nhập sỉ áo nam.
Bước 4: Đặt mốc xử lý hàng chậm theo ngày
Quản lý tồn kho quần áo không chỉ là đếm. Hàng chậm để càng lâu càng khó bán. Qua mùa rồi thì giảm giá cũng khó đi.
Nên anh/chị hãy đặt sẵn mốc, không đợi tới lúc sốt ruột mới xử lý. Mốc cụ thể tuỳ nhịp bán của từng shop. Mình gợi ý một khung dễ nhớ:
- Khoảng 30 ngày chưa bán được bao nhiêu: đổi chỗ trưng, chụp lại hình, đưa lên bài đăng.
- Khoảng 60 ngày: ghép combo với hàng chạy, hoặc làm quà cho đơn lớn.
- Khoảng 90 ngày: xả để lấy lại vốn, chấp nhận lời ít.
Cách xả hàng tồn cụ thể, mình đã viết kỹ ở bài xử lý hàng tồn thời trang. Bài này chỉ nhấn một điều: có mốc thì mới xử lý sớm. Không có mốc thì hàng cứ nằm đó, mỗi tháng lại “để tháng sau tính”.
Tận dụng chính sách đổi trả của nguồn hàng
Một số xưởng sỉ cho đổi hàng trong một khoảng thời gian. Ví dụ ở xưởng mình, hàng còn nguyên ri được đổi trả trong 4 tuần, lỗi thì xưởng bao. Nếu nguồn hàng của anh/chị có chính sách như vậy, sổ tồn kho sẽ giúp anh/chị phát hiện hàng chậm trong hạn đổi, chứ không phải khi đã quá hạn.
Bước 5: Nhập lại dựa trên số, không dựa trên cảm giác
Quản lý tồn kho quần áo tốt nhất là không để tồn ngay từ lúc nhập.
Trước mỗi đợt nhập, anh/chị mở sổ ra xem ba thứ:
- Ô hàng nào trong nhóm chạy sắp hết.
- Ô hàng nào trong nhóm nằm im, tuyệt đối không nhập thêm.
- Còn bao nhiêu tiền kẹt trong hàng chậm.
Rồi nhập ít, nhập nhiều lần. Mẫu mới thì nhập thử trước. Ở xưởng mình, khách có thể nhập thử từ 3 ri, khoảng 12 áo, với giá sỉ tốt. Bán được thì lấy thêm, không bán được thì mất ít. Còn đơn lớn từ 500 áo thì nhắn riêng để xưởng tư vấn.
Làm vậy vài đợt, anh/chị sẽ thấy tiền quay nhanh hơn rõ rệt. Chuyện xoay vòng vốn, mình có bài riêng: bắt đầu bán sỉ áo nam cần bao nhiêu vốn.
Những lỗi hay gặp khi quản lý tồn kho quần áo
Mấy lỗi này gần như ai cũng từng mắc. Biết trước thì đỡ mất công.
Ghi theo mẫu, không ghi theo size màu. Sổ nói “polo trơn còn 20 cái”. Nhưng 20 cái đó toàn size S. Khách hỏi L thì hết.
Lập sổ quá phức tạp. Có anh/chị tải phần mềm nhiều chức năng về, dùng được hai tuần rồi bỏ. Một bảng tính 6 cột mà ghi đều vẫn hơn phần mềm xịn mà bỏ dở.
Chỉ nhìn hàng chạy, quên hàng nằm im. Hàng chạy thì ai cũng để ý. Hàng nằm im mới là chỗ cần nhìn, vì tiền kẹt ở đó.
Tiếc không dám xả. Giữ một chiếc áo chậm thêm vài tháng, tiền đó không làm ra thêm đồng nào. Xả sớm để lấy vốn nhập hàng chạy thường có lời hơn.
Nguồn hàng ổn định giúp tồn kho nhẹ hơn
Quản lý tồn kho quần áo bằng một cái sổ tốt chỉ là một nửa. Nửa còn lại nằm ở nguồn hàng.
Nếu nguồn hàng cho nhập ít, lấy lại nhanh, chất vải và form áo giữ đều giữa các đợt, anh/chị không cần ôm nhiều hàng “cho chắc”. Tồn kho tự khắc nhẹ đi.
Anh/chị đang tìm nguồn áo nam ổn định để làm nền lâu dài, có thể đọc bài tìm nguồn sỉ áo thun nam giá tốt, uy tín. Bức tranh chung về nguồn hàng sỉ thời trang nam cũng có ở đó. Còn nếu anh/chị mới bắt đầu, bài nhập sỉ áo nam không lo tồn hàng là chỗ nên đọc trước.
Nhận bảng giá và catalog để nhập đợt đầu
Tồn kho không đáng sợ. Đáng sợ là không biết mình đang tồn cái gì.
Anh/chị cần catalog mẫu và bảng giá sỉ để lên kế hoạch nhập, nhắn Zalo 0847974747 với từ khoá CATALOG. Mình gửi đủ mẫu đang có và giá theo từng dòng áo. Hàng giao COD toàn quốc, anh/chị nhận, kiểm rồi mới trả tiền.
Về tác giả — Dạ Quỳnh
Chủ Xưởng Sỉ Hoàng Hưng, hơn 10 năm trong nghề xưởng sỉ thời trang nam tại TP.HCM. Mỗi ngày làm việc với các shop và kho buôn áo nam khắp nơi. Cách theo dõi tồn kho trong bài là những điều mình thấy các shop quay vòng vốn tốt đều làm, dù họ gọi tên nó khác nhau.
Câu hỏi thường gặp
Shop nhỏ có cần phần mềm quản lý tồn kho quần áo không?
Chưa cần ngay. Một bảng tính theo mẫu, màu, size là đủ cho shop vài chục mẫu. Khi bán nhiều kênh cùng lúc và đơn đông, lúc đó mới nên tính tới phần mềm.
Bao lâu nên kiểm kho một lần?
Mỗi tuần một lần là nhịp dễ giữ. Mùa cao điểm bán nhanh thì có thể đếm nhóm hàng chạy thường hơn.
Hàng tồn bao lâu thì nên xả?
Tuỳ nhịp bán của từng shop. Khung gợi ý là khoảng 30 ngày thì đổi cách bán, 60 ngày thì ghép combo, 90 ngày thì xả lấy vốn. Quan trọng là đặt mốc trước, đừng đợi tới lúc sốt ruột.
Làm sao nhập hàng để ít bị tồn?
Nhập ít, nhập nhiều lần, và nhập lại dựa trên số bán thật trong sổ. Mẫu mới thì nhập thử một ít trước. Không nhập thêm mẫu đang nằm trong nhóm bán chậm.
