Bài toán quản lý dòng tiền shop thường bắt đầu thế này. Giả sử doanh thu online tháng 1 là 50 triệu, tháng 2 lên 80 triệu, tháng 3 đạt 120 triệu. Chủ shop nghĩ: “Shop đang bay.” Nhưng cuối tháng 3, tài khoản lại cạn tiền, phải khất nguồn hàng, khất lương.
Chuyện này không hiếm. Để phục vụ doanh thu lớn hơn, bạn phải nhập nhiều hàng hơn, trả tiền hàng trước, tăng quảng cáo, thuê thêm người, thêm kho, thêm bao bì. Trong khi tiền từ một số kênh về chậm. Bạn có thể vừa tăng trưởng vừa hết tiền cùng lúc. Vì vậy giữ dòng tiền quan trọng không kém việc bán hàng.
Phần 5 nói về ba thứ giữ cho shop không vỡ khi lớn nhanh: dòng tiền, tồn kho và đội ngũ.
Loạt bài 6 phần dành cho chủ shop truyền thống chuyển sang bán online:
Phần 1 — Chọn mẫu, giá và lãi từng kênh
Phần 2 — Tồn kho, đổi trả và dữ liệu khách
Phần 3 — Content, livestream và KOC
Phần 4 — Tăng doanh thu bằng con số
Phần 5 — Dòng tiền, tồn kho và đội ngũ (bạn đang đọc)
Phần 6 — Lộ trình 90 ngày và checklist
Quản lý dòng tiền shop: dự báo tiền 12 tuần
Tối thiểu, hãy lập một bảng dự báo đơn giản trên Google Sheets:
Tiền vào: bán tại cửa hàng, tiền thu hộ (COD), tiền sàn trả về, website, các khoản khách còn nợ.
Tiền ra: nhập hàng, quảng cáo, lương, mặt bằng, kho, đóng gói giao hàng, phần mềm, thuế và các khoản khác.
Rồi nhìn trước 4 tuần, 8 tuần, 12 tuần. Câu hỏi cần trả lời: nếu doanh số tăng 50%, tôi có đủ tiền để nuôi mức tăng đó không?
Tăng càng nhanh càng cần vốn lưu động
Giả sử nguồn hàng yêu cầu thanh toán trước khi giao (mỗi nguồn hàng một điều kiện, hãy hỏi rõ). Bạn phải trả tiền trước khi bán được áo. Nếu hàng mất khoảng 60 ngày mới bán hết, tiền bị khoá trong kho khá lâu. Khi doanh số tăng gấp đôi, số tiền cần để nhập hàng trước cũng tăng theo.
Vì vậy đừng chỉ đặt chỉ tiêu doanh số. Hãy tính luôn số tiền cần có để đạt chỉ tiêu đó. Có con số này, mình chủ động được nhịp nhập hàng thay vì bị dòng tiền dí.
Quản lý dòng tiền shop qua tồn kho: không quá nhiều, không quá ít
Đừng để tồn kho tăng nhanh hơn doanh thu
Ví dụ minh hoạ: năm qua doanh thu tăng 30% nhưng tồn kho tăng 100%. Đây là tín hiệu cần kiểm ngay. Có thể bạn ra quá nhiều mẫu, dự trù sai, nhập theo cảm giác, giữ mẫu yếu quá lâu, chưa có quy trình xả hàng, chưa theo dõi tỷ lệ bán hết của từng mẫu.
Hàng tồn là tiền. Một kho trị giá 3 tỷ không có nghĩa bạn giàu 3 tỷ. Có thể bạn đang có 3 tỷ tiền mắc kẹt trong hàng hoá. Bài xử lý hàng tồn thời trang có cách xử lý từng nhóm hàng.
Chia tồn kho thành 4 nhóm
| Nhóm | Đặc điểm | Cách xử lý |
|---|---|---|
| A — Bán nhanh | Ra đơn đều, hết nhanh | Ưu tiên không để hết hàng |
| B — Bán ổn | Bán đều đặn | Nhập theo dự trù |
| C — Bán chậm | Ra đơn ít | Giảm nhập lại |
| D — Hàng chết | Gần như không bán | Có kế hoạch xử lý ngay |
Đừng áp một chính sách cho tất cả các mẫu.
Hết hàng mẫu chủ lực cũng mất tiền
Nhiều chủ shop chỉ sợ tồn. Nhưng hết hàng mẫu đang bán chạy cũng rất đắt. Ví dụ minh hoạ: mẫu chủ lực đang ra 10 triệu doanh thu mỗi ngày, hết hàng 10 ngày. Bạn không chỉ mất khoảng 100 triệu doanh thu, mà còn mất đà quảng cáo, thứ hạng trên sàn, khách đang quan tâm và cơ hội làm nội dung.
Quản lý tồn kho là giữ thăng bằng: không quá nhiều, không quá ít.
Dự trù nhập hàng bằng số, không bằng cảm giác
Dự trù nên dựa trên lịch sử bán, mùa vụ, tốc độ tăng, kế hoạch quảng cáo, thời gian chờ hàng về, chương trình khuyến mãi, xu hướng và tồn hiện tại.
Ví dụ minh hoạ: một mã bán trung bình 10 chiếc mỗi ngày, thời gian chờ hàng về là 30 ngày (hãy hỏi rõ nguồn hàng của bạn). Chỉ riêng nhu cầu trong lúc chờ hàng đã khoảng 300 chiếc, chưa kể phần dự phòng khi bán biến động. Cách tính này tốt hơn nhiều so với câu “mẫu này hot, nhập thêm 1.000 đi”. Lịch mùa vụ có thể tham khảo ở bài lịch nhập hàng thời trang nam theo mùa.
Quản lý dòng tiền shop cần đội ngũ không dồn hết vào chủ
Online lớn lên buộc cách tổ chức phải đổi
Khi shop nhỏ, chủ shop quyết mọi thứ. Khi online tăng, bạn có thêm nhiều mảng: nội dung, quảng cáo, sàn và website, chăm khách, kho, chọn hàng, nhập hàng, tài chính.
Nếu việc gì cũng phải hỏi chủ — “Chị ơi voucher này bao nhiêu?”, “Khách đổi size xử lý sao?”, “Nhập thêm áo đen không chị?” — thì chính chủ shop thành nút thắt cổ chai.
Giai đoạn đầu, bạn làm việc trong shop: tự bán, tự nhập, tự kiểm hàng. Khi lớn lên, bạn phải dành nhiều thời gian hơn làm việc cho shop: chiến lược, con người, quy trình, tài chính, sản phẩm. Nếu shop có 8 người mà việc gì cũng chờ chủ quyết, thì 7 người còn lại chỉ đang chờ.
Mỗi vị trí phải có kết quả rõ ràng
Đừng tuyển “nhân viên marketing” chung chung. Hãy viết rõ người đó chịu trách nhiệm kết quả gì:
- Nội dung: đủ lượng nội dung đúng khách, phục vụ thu hút, kiến thức và chốt đơn.
- Quảng cáo: có khách trong ngưỡng chi phí đã duyệt.
- Sàn và website: tăng tỷ lệ chốt và giá trị đơn.
- Chăm khách cũ: tăng tỷ lệ mua lại.
- Kho: tăng tỷ lệ đơn hoàn hảo.
Kết quả rõ thì chỉ tiêu mới có ý nghĩa.
Đừng dùng doanh thu làm chỉ tiêu duy nhất
Nếu thưởng đội quảng cáo chỉ theo doanh thu, họ có thể giảm giá mạnh, tung voucher, tăng quảng cáo, trả hoa hồng cao. Doanh thu tăng, lãi giảm. Hãy cân bằng doanh thu với lãi đóng góp, chi phí có khách, số khách mới, tỷ lệ mua lại và tỷ lệ hoàn. Chỉ tiêu phải khiến hành vi của đội đi cùng lợi ích của shop.
Và đừng để chỉ tiêu khiến nhân viên sợ báo tin xấu: hàng lỗi, khách phàn nàn, tồn sai, chiến dịch thất bại. Nếu không, chủ shop nhận số liệu đẹp trong khi shop thật đang xấu đi. Tin xấu phải đi nhanh. Một lỗi phát hiện hôm nay rẻ hơn nhiều so với phát hiện sau 10.000 đơn.
Quy trình: biến kinh nghiệm thành tài sản của shop
Viết quy trình để kiến thức không nằm trong đầu một người
Bạn có một nhân viên kho rất giỏi: nhớ mã nào nằm đâu, đơn nào ưu tiên, mẫu nào hay lỗi. Một hôm anh ấy nghỉ, cả kho rối loạn. Vấn đề là kiến thức đang nằm trong đầu một người.
Hãy đưa nó vào quy trình viết, danh sách kiểm tra, video hướng dẫn và phần mềm. Khi đó kiến thức của một người trở thành tài sản của cả shop.
Quy trình ngắn, rõ và có quyền tự quyết
Không phải tình huống nào cũng cần 30 bước. Quy trình tốt phải rõ, ngắn, dễ dùng, cập nhật được, và có chỗ cho ngoại lệ.
Ví dụ: khách thân nhận nhầm áo. Nhân viên không nên phải xin trưởng nhóm, trưởng nhóm xin quản lý, quản lý hỏi chủ — chỉ để đổi một chiếc áo 300.000đ. Hãy ghi rõ quyền tự quyết, ví dụ: người chăm khách được tự xử lý vấn đề dưới một mức tiền nhất định nếu đúng điều kiện. Việc chạy nhanh hơn, chủ shop bớt việc, khách hài lòng hơn.
Phần mềm đi sau quy trình
Đừng mua phần mềm quản lý đắt tiền chỉ vì “shop lớn ai cũng dùng”. Trước hết hãy hiểu quy trình hiện tại, cần dữ liệu gì, vấn đề nằm đâu, ai dùng, muốn đạt kết quả gì. Một quy trình rối đưa vào phần mềm thường chỉ thành một quy trình rối chạy nhanh hơn.
Nhưng bảng tính cũng không phải giải pháp mãi mãi. Khi có nhiều cửa hàng, nhiều sàn, website, kho, hàng nghìn mã và hàng trăm đơn mỗi ngày, nhập tay bắt đầu gây sai tồn, trùng dữ liệu, cập nhật chậm và phụ thuộc người nhập. Hãy biết lúc cần nâng cấp.
Họp tuần để giải quyết vấn đề, không để đọc báo cáo
Đừng mất hai tiếng để đọc “tuần này doanh thu 500 triệu, TikTok 200, cửa hàng 300”. Những con số đó bảng quản trị đã có. Buổi họp nên trả lời: chuyện gì xảy ra, vì sao, vấn đề lớn nhất là gì, ai phụ trách, làm gì, hạn khi nào, tuần sau đo bằng gì.
Ví dụ minh hoạ: tỷ lệ hoàn áo basic tăng từ 8% lên 14%, phần lớn vì size. Việc cần làm: sửa bảng size, quay video size, hướng dẫn lại người trực tin nhắn. Người phụ trách: quản lý bán online. Hạn: thứ Sáu. Đo: tỷ lệ hoàn vì size xuống dưới 10%. Đó là quản trị.
Việc cần làm ngay sau Phần 5
- Lập bảng dự báo tiền vào, tiền ra cho 12 tuần tới.
- Tính số tiền cần có để đạt chỉ tiêu doanh số quý tới.
- Chia toàn bộ tồn kho thành 4 nhóm A–B–C–D, lên kế hoạch cho nhóm D.
- Tính lượng nhập lại cho 5 mẫu chủ lực theo tốc độ bán × thời gian chờ hàng.
- Viết một quy trình ngắn cho việc lặp lại nhiều nhất, kèm quyền tự quyết rõ ràng.
Phần cuối ghép tất cả thành lộ trình 90 ngày và checklist — Phần 6: Chuyển shop offline sang online.
Bộ cẩm nang kinh doanh áo thun nam online cho 5 nhóm người — chọn lộ trình hợp với bạn:
1. Người mới chưa từng kinh doanh: Mở shop áo thun nam từ số 0
2. Người đang đi làm: Bán áo thun làm thêm
3. Sinh viên: Kinh doanh online từ 5 triệu (3 phần)
4. Chủ shop truyền thống: Đưa shop lên online (6 phần) (bạn đang đọc)
5. Người muốn xây thương hiệu: Xây dựng thương hiệu áo thun (6 phần)
Nhập theo ri, nhẹ vốn khi quản lý dòng tiền shop
Nhập vừa đủ và nhập lại nhanh là cách giữ tiền không bị khoá trong kho. Xưởng Sỉ Hoàng Hưng tự may tại TP.HCM từ năm 2013, phục vụ chủ shop, người bán online và kho sỉ, sẵn hơn 200 mẫu áo thun nam, cập nhật mẫu mới mỗi ngày. Shop có thể nhập thử từ 3 ri (khoảng 12 áo), nguyên ri đủ size, để thử mẫu trước khi nhập lớn. Giao COD toàn quốc: nhận hàng rồi mới trả tiền.
Đổi trả trong 4 tuần với hàng còn nguyên ri, mới nguyên tag, bao lỗi khi hàng tới shop. Có xuất hoá đơn VAT. Đơn trên 5 triệu miễn phí ship nội thành TP.HCM. Đơn từ 500 áo, inbox riêng để nhận chính sách giá riêng. Nhắn Zalo 0847974747 từ khoá CATALOG để nhận catalog và bảng giá sỉ.
Câu hỏi thường gặp về quản lý dòng tiền shop
Vì sao shop tăng doanh thu mà vẫn thiếu tiền?
Vì phải trả tiền hàng, quảng cáo, lương trước khi thu tiền về, và một số kênh trả tiền chậm. Doanh thu càng tăng nhanh, số tiền cần ứng trước càng lớn.
Dự báo dòng tiền cho shop nên làm bao xa?
Tối thiểu 4, 8 và 12 tuần tới, gồm mọi khoản tiền vào và tiền ra dự kiến.
Tính lượng nhập lại cho một mẫu thế nào?
Lấy số bán trung bình mỗi ngày nhân số ngày chờ hàng về, cộng thêm phần dự phòng khi bán biến động, rồi trừ tồn hiện có.
Khi nào shop cần phần mềm quản lý?
Khi bảng tính bắt đầu gây sai tồn, trùng dữ liệu, cập nhật chậm vì có nhiều kênh và nhiều đơn. Nhưng hãy chuẩn hoá quy trình trước khi mua phần mềm.
Về tác giả: Dạ Quỳnh — chủ Xưởng Sỉ Hoàng Hưng (93 Phạm Ngọc Thảo, Tây Thạnh, Tân Phú, TP.HCM), hơn 10 năm làm xưởng sỉ thời trang nam, làm hàng cho các chủ shop trên toàn quốc. Các con số trong bài là ví dụ minh hoạ để bạn tự tính cho shop mình.
